A tecnologia é um aliado do financeiro para controlar melhor as rotinas necessárias para o bom funcionamento da área. Listamos alguns benefícios que a automação pode trazer, em especial ao Contas a Pagar, mas que pode servir para os outros departamentos.
Diminuição de erro humano
A execução dos pagamentos é uma das tarefas consideradas mais tediosas, mas que exigem muita atenção. Pode até parecer simples, mas consome recursos e abre muito espaço para erros. A maneira mais fácil de reduzir erros manuais é por meio da automatização de processos.
Utilizar um sistema pode ajudar muito. Além de minimizar, consideravelmente, os erros manuais, ainda se economiza espaço (zero impressões em papel), dinheiro (menos retrabalho), tempo e esforço. Enfim, o software te ajuda no controle para não correr o risco, por exemplo, de gastar com multas e juros por não estar em dia com o fisco e/ou fornecedores.
Ganho de tempo e agilidade
Organizar os pagamentos por data de vencimento ajuda a manter os compromissos em dia e garante que sua empresa pague somente pelo que contratou. O time financeiro precisa ser efetivo e ágil tanto no controle quanto na hora de efetuar os pagamentos, seja de fornecedores, tributos ou salários. Assim, será possível poupar um tempo considerável que seria gasto verificando se todas as informações estão corretas ou procurando as datas certas de vencimento.
Levando em consideração que a maioria das contas, hoje em dia, podem ser digitalizados, muito tempo é otimizado. A maneira mais eficiente de ganhar agilidade no processo de pagamento é contar com automatização. Com uma plataforma de gestão e processamento de pagamentos, os dados bancários são inseridos e as transferências são realizadas automaticamente, sem estresse e em muito menos tempo.
Redução da burocracia
A burocracia nas empresas é um dos principais motivos que levam à perda de eficiência e produtividade. São protocolos, autorizações e processos que geram perda de tempo em vez de se dedicarem ao que realmente importa: o core business.
Mesas cheias de papel são coisas do passado e a tecnologia é uma grande aliada para reduzir a burocracia nas empresas. Faça de tudo para digitalizar contratos, documentos, planilhas e até mesmo anotações. O armazenamento na nuvem é a melhor opção nessas horas. Com ela, é possível acessar a qualquer hora e lugar tudo que você necessita, bastando ter um notebook e conexão à internet. Outro exemplo de destaque são os sistemas de gestão, que integram todos os dados da empresa em um único ambiente virtual. Eles geram diversas vantagens como a melhora na troca de informação entre os funcionários e controle de processos com mais precisão através da automatização. Em resumo, quem digitaliza documentos e automatiza processos reduz a burocracia no negócio drasticamente.
Melhora da produtividade
Ferramentas que contribuem diretamente com o controle de contas a pagar, ajudam o departamento financeiro a ter condições de atuar com alta performance e entregando os resultados esperados.
Ao investir em automação, sua empresa garante maior produtividade dos funcionários, que poderão direcionar o foco e energia para outras atividades que impliquem no crescimento do negócio. Também é importante proporcionar autonomia aos mesmos. Uma ideia é estabelecer uma lista de tarefas que a equipe execute sem a necessidade de processos cansativos e supervisão. Dar esta autonomia, ajuda a influenciar de maneira positiva nas pessoas, já que a rotina se torna mais dinâmica, os trabalhadores se sentem mais engajados, aumentando a produtividade.