O departamento de contas a pagar de uma empresa trata dos pagamentos a fornecedores, colaboradores e governo (impostos). O sistema de controle de pagamentos pode ser configurado para que todas as saídas sejam autorizados pela mesma pessoa ou grupo, ou cada pagamento pode requerer aprovação separada antes de ser processado.
Controles de pagamento
O departamento financeiro conta com controles de pagamento para garantir que eles estejam sendo feitos corretamente. Os controles de pagamento podem incluir o seguinte:
Requisição de ordens de compra para todos os gastos realizados;
Exigir documentação de apoio para todos os gastos, como notas fiscais, faturas e/ou boletos;
Aprovação do responsável pelo gasto antes que seja efetuado
Ferramentas de automação de contas a pagar
As ferramentas de automação de contas a pagar podem ajudá-lo a agilizar seu processo de pagamento, reduzir custos e melhorar a eficiência, além de reduzir riscos de erros e melhorar a gestão do fluxo de caixa.
As ferramentas de automação podem simplificar o processamento, automatizando a entrada de dados ou importando-as para um banco de dados. Elas também permitem rastrear e identificar qualquer fatura vencida que precise de atenção imediata. Isto é especialmente útil quando se trata de processamento de pagamentos, pois todos os detalhes já estão disponíveis em um único lugar.
Se houver uma oportunidade de automação em seu fluxo de trabalho (e provavelmente há!), não hesite - aproveite-a!
Usando uma solução baseada em nuvem
As soluções baseadas em nuvem fornecem um repositório central para todos os dados de pagamentos, que podem ajudá-lo a garantir que todas as transações sejam registradas com precisão e em tempo real. Elas também fornecem uma visão única e consolidada de todas as transações financeiras em toda a sua organização e recursos avançados de relatórios para que você possa monitorar o progresso de seu processo de contas a pagar e fazer os ajustes necessários para melhorar a eficiência e reduzir os riscos. Além disto, lhe dão acesso a relatórios em tempo real sobre as atividades relacionadas a cada pagamento a fornecedor, incluindo o status de cada solicitação de pagamento ou pedido de autorização dentro do sistema de sua organização.
Se você tem muitos fornecedores com os quais tem relações comerciais recorrentes, considere o uso de uma solução baseada em nuvem que oferece funcionalidade de gerenciamento de fornecedores para que os pagamentos possam ser enviados eletronicamente. Isto economiza tempo dos usuários, evitando passar por longos processos manuais toda vez que alguém precisar de acesso.
Conclusão
O equilíbrio certo de automação e controle o ajudará a garantir que seu processo de pagamentos funcione sem problemas. Procure a solução que se adapta melhor a sua realidade e adote processos voltados a redução de erros e garantia de conformidade no seu financeiro.