Quais são as principais dificuldades para conciliar contas a pagar e receber?

Ao administrar um negócio, há dois aspectos muito importantes das finanças da empresa: contas a receber e contas a pagar. O primeiro refere-se ao dinheiro devido por um cliente, enquanto o segundo refere-se ao dinheiro que é devido a um fornecedor. Para que seu negócio funcione bem, estes dois aspectos precisam ser conciliados regularmente, a fim de evitar que surjam problemas financeiros. Entretanto, conciliar essas contas pode ser um trabalho difícil e demorado, que só deve ser feito por aqueles com experiência em contabilidade. Reunimos este post com algumas dicas úteis sobre como você pode fazer com que este processo transcorra de maneira mais fácil!


Dificuldade mais comum: falta de organização


A maioria das empresas luta para conciliar contas a pagar e contas a receber. Entretanto, falta organização. Mas isto pode ser facilitado por uma ferramenta de gestão financeira como Omie, Conta Azul, Nibo ou Quickbooks.

A falta de registro de compras e de vendas é um dos motivos que levam a uma conciliação de contas equivocada. Assim, notas fiscais espalhadas, duplicatas a pagar arquivadas antes da quitação e documentos contábeis misturados com papéis e rascunhos podem sinalizar a ausência de controle adequado do financeiro.


Como organizar melhor os recebimentos?


Agora, como você pode olhar as contas a receber, e organizá-las da melhor forma para o seu negócio?

Veja bem, seus recebimentos vão ditar sua capacidade de cumprir com suas obrigações financeiras. Afinal, faturar R$ 10 mil em um mês não significa que você terá o mesmo valor em mãos para pagar suas dívidas neste prazo. Você pode receber os valores em diferentes datas.

Quando se trata de administrar suas contas a receber, há muitos fatores e soluções que você pode utilizar. Um dos aspectos mais importantes deste processo é a organização de seus recibos e faturas. Isto significa que você não deve ter medo de cobrar de seus clientes se eles tiverem feito uma compra de você. Além disso, ofereça descontos àqueles que adiantam pagamentos por suas compras ou serviços.

Por fim, não deixe de considerar o risco de inadimplência, especialmente de clientes que possuam má reputação no mercado. É por isso que a análise do histórico e do Score do cliente (B2C ou B2B) é tão importante e pode evitar que você acabe prejudicado.


Como organizar as contas a pagar de uma empresa?


Primeiro passo

Separar todas as obrigações financeiras da empresa. Divida os custos fixos e variáveis, bem como despesas fixas e variáveis. Além disso, classifique-as em relação ao que elas dizem respeito (“chão de fábrica”, “escritório”, “tributos e impostos”, etc.), bem como seus devidos prazos.


Verificar o fluxo de caixa

Conferir de perto e diariamente seu fluxo de caixa, com capacidade de analisar os movimentos, é essencial para compreender para onde seu negócio está indo.

É comum que o dia a dia empresarial seja muito mais volátil do que estável. Por isso, conhecer sua saúde financeira e sua capacidade de honrar seus passivos de curto e longo prazo é muito importante para que você entenda quais suas condições financeiras.


Adiantar os pagamentos e evitar juros

Quanto mais rápido você “se livrar” das suas contas, menores são as chances de atrasá-las e, por consequência, ter de arcar com multas, taxas e juros. Portanto, busque pagar todas as suas obrigações o mais rápido possível, como no começo do mês.


Renegociar as dívidas vencidas

No caso das dívidas vencidas, a dica é procurar fornecedores e tentar renegociar. Diante disso, é possível, ao menos, eliminar uma parte dos juros.


Buscar novos fornecedores

Se você acha que está pagando mais caro pelos insumos do que os concorrentes ou se o seu fornecedor não quer negociar condições melhores, o recomendado é procurar outros parceiros.

Neste caso, é preciso ter cuidado com situações rotineiras que levam a uma espécie de acomodação na relação com os fornecedores.

Isso porque, com o passar do tempo, os custos podem subir devido ao longo tempo de relacionamento que torna mais fácil reajustar os valores, especialmente se a empresa não busca negociá-los com frequência.

Assim, é preciso considerar a parceria de anos. Contudo, também é necessário avaliar se os preços dos insumos dos parceiros realmente estão condizentes com a média do mercado.


Analisar os impostos a pagar

Mantenha sua gestão tributária sempre bem definida, de modo a compreender exatamente quais os impostos e tributos que você deve pagar.

Veja bem, são despesas que você deve arcar para estar em dia com o fisco. Por isso, mantenha registrados todos os impostos e tributos a serem pagos e faça questão de planejar o pagamento de todos, de modo a não ficar devendo para o governo!


Conclusão


No mundo dos negócios, é importante manter o controle de todo o dinheiro que você tem entrando e saindo. Isto pode ser difícil devido a muitos fatores, como mudanças no fluxo de caixa, fraudes ou erros. Também pode ser um desafio quando algumas contas são pagas antes do prazo ou quando os pagamentos atrasados chegam inesperadamente. Entretanto, há maneiras de as empresas usarem a tecnologia para facilitar a conciliação, independente do tamanho da sua organização!

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